2. Organisation och personal
Styrelsen framför institutets skyltfönster med minnesgåvan från 40-årsjubiléet den 11 september. Fotograf: Cecilia von Weymarn
Från vänster: Jan Ole Lönnblad, Anusha Tyler, Majken Overgaard, Jonas Lundsgaard Nilsson och Silje Eikemo Sande
Styrelsen
Styrelsen har under året varit engagerad i institutets verksamhet och utveckling. Styrelsen har visserligen inget mandat att fatta beslut i verksamhetsfrågor för institutet men har haft en betydande roll, genom sin rådgivande funktion och som direktörens bollplank.
Styrelsens samlade kompetens har tillfört kunskap och omvärldsbevakning till institutet samt en möjlighet till bredare analys ur ett samnordiskt perspektiv. Ordförande har haft en särskild roll för dialog med direktören och den åländska ledamot i styrelsen har bistått när styrelsen har behövts i det löpande administrativa arbetet.
Styrelsen höll både fysiska och digitala möten. Ett fysiskt möte i Stockholm i början på året och ett i samband med institutets 40-årsjubileum i september.
Styrelsen fick information om att beslut hade fattats om att mandatperioden skulle förlängas med ett år, under tiden då institutionshandboken ska genomgå en översyn.
Styrelsen har också deltagit i studieresor, en till Färöarna som påbörjades men fick ställas in under själva färden med anledning av svåra väderförhållanden och en till Grönland, som blev av i oktober.
Info Norden
Nordiska ministerrådets informationstjänst Info Norden har till uppgift att underlätta den inomnordiska mobiliteten och bidrar till mål 2 i MR-SAMs samarbetsprogram: Stärkt integration och mobilitet mellan de nordiska länderna. Info Norden ger information, på fem nordiska språk och engelska, relaterad till att flytta, arbeta, studera och starta och driva företag mellan de nordiska länderna. Info Norden bidrar dessutom till Nordiska ministerrådets gränshinderarbete bland annat genom stöd till Nordiska ministerrådets programsekretariat och Gränshinderrådet samt genom kartläggning, inrapportering av potentiella gränshinder.
Nordens institut på Åland, NIPÅ, är administrativt förvaltningsorgan och formell arbetsgivare till en medarbetare med ansvar för Info Norden på Åland. Programsekretariatet på NMRS är ansvarig för planering och finansiering av Info Norden Ålands aktiviteter och uppföljning av resultaten samt har ett fackmannamässigt ledningsansvar för hela Info Norden.
Under hösten 2024 fattades beslut om att informationstjänsten och NIPÅ fick ansvaret för en 50%-tjänst. Nordens institut lyckades rekrytera Elise Åkerblom som erbjöds en heltidstjänst uppdelad på 50% Info Norden och 50% kommunikatör för institutet.
Info Norden-uppdraget har tillfört flera värden till institutet, utöver personalökningen. Gemensamma aktiviteter har genomförts och Nordens institut har ytterligare kunnat förtydliga sin roll som Nordiska ministerrådets institut på Åland.
Redan efter första halvåret konstaterades att personalbehovet är minst lika stort i de mindre samarbetsländerna och diskussioner fördes om att utöka tjänsterna till heltidstjänster. I slutet på året blev detta ett faktum och beslut fattades att Elise Åkerblom skulle gå upp till 100% för Info Norden från den 1 januari 2026.
Info Norden redovisas i separat rapportering.
Styrelsen tillsammans med personalen. Från vänster: Sara Blomqvist, Anusha Tyler, Elise Åkerblom, Majken Overgaard, Anders Berndtsson, Jan Ole Lönnblad,
Tasso Stafilidis, Jonas Lundsgaard Nilsson, Silje Eikemo Sande och Therese Hjälmarstrand. Fotograf: Cecilia von Weymarn.
Personal
Institutets bastjänster med två projektledare och en direktör utökades tack vare Info Nordentjänsten, som möjliggjorde en ytterligare anställd, med delad tjänst 50% Info Norden och 50% kommunikatör NIPÅ. Efter att ha köpt in kommunikationstjänsten de senaste åren, skapades kommunikationsarbetet av institutet.
Under andra halvan av året erhöll NIPÅ anställningsstöd och kunde anställa en festivalkoordinator på 75% för den åländska berättarfestivalen. Institutet har också under cirka två månader erbjudit praktik åt en högskolepraktikant genom AMS på Åland. Ytterligare en praktikant via AMS testade kulturadministratörsarbetet på NIPÅ.
De fyra ordinarie tjänsterna har anställningar i enlighet med de nordiska villkoren. Projektanställningen genomfördes på lokalt avtal. Personal: Anders Berndtsson, projektledare, Therese Hjälmarstrand, projektledare, Elise Åkerblom, Info Norden/kommunikatör, Sara Blomqvist, festivalkoordinator, Maria Palme, praktikant, Linnea Korpi, praktikant.
Avstämningsmöten har hållits varje vecka och personalmöten månadsvis. Vid direktörens tjänsteresor har även digitala möten hållits. Enskilda möten har hållits vid behov. Medarbetarsamtal har genomförts av direktören med alla medarbetare.
En personalresa genomfördes till Kökar och Källskär under slutet på maj. Tanken var att planeringsarbete också skulle genomföras men båtresorna och begräsningen av hur länge personalgruppen kunde vara borta från Mariehamn, då andra program och åtaganden var inbokade, flyttades planeringsdagarna fram. Ett gediget program med studiebesök genomfördes och flera viktiga kontaktpersoner besöktes, både i kommunen och kulturlivet.
Könsfördelningen var tre kvinnor och två män. Båda praktikanterna var kvinnor. Medelålder var 45 år. Fyra medarbetare är sedan tidigare bosatta på Åland och en, direktören, är från Sverige, som bosatt sig på Åland för tjänsten på NIPÅ.
På Nordens institut finns ingen HR-resurs utöver direktören. Direktören ansvarar därför för HRfrågorna. Förutom det löpande ansvaret för arbetsmiljöfrågor och medarbetarsamtal genomför direktören rekryteringarna till institutet. Utöver rekryteringen och tillsättningen av Info Nordenmedarbetaren och tillika kommunikatören påbörjades i slutet på hösten rekrytering av en ny kommunikatör.
